Guía Completa: Buzones Compartidos en Microsoft 365 (Configuración, Móvil y Licencias)

El caos del "Multiusuario" con contraseña

Situación típica: Creáis info@tuempresa.com. Le dais la contraseña a Ana y a Pedro. Ana lee un correo. Pedro entra 10 minutos después, ve que está leído y piensa que ya se ha contestado. Nadie contesta. Cliente perdido.

La solución: Shared Mailbox (Gratis hasta 50GB)

Microsoft permite crear buzones que no tienen usuario ni contraseña propia. Se "pegan" a tu usuario principal.

• Coste: 0€ (No requiere licencia, a menos que supere 50GB).
• Seguridad: Nadie sabe la clave. Si despides a Pedro, le quitas el permiso y el buzón desaparece de su Outlook.
• Trazabilidad: El sistema registra quién envió el mail ("Enviado por Ana en nombre de Info").

El Dolor Nº1: "¿Cómo lo veo en el móvil?"

En el PC es automático (aparece solo). En el móvil NO. Aquí está el truco que nadie explica:

1. Abre la app de Outlook en el móvil.
2. Pulsa en el icono de tu cuenta (arriba izq) -> Sobre con el "+" -> "Agregar buzón compartido".
3. Escribe la dirección (info@...).
4. ¡Listo! Ahora tienes dos bandejas separadas.

Buzón Compartido vs Grupo de Microsoft 365

Usa Buzón Compartido para correos externos (facturas, info, soporte). Usa Grupos para colaboración interna (chat, archivos, calendario de equipo).