¿Secuestrado por tu informático? Cómo cambiar de proveedor sin perder un solo dato (ni la paciencia)

El Síndrome de Estocolmo Tecnológico

Me encuentro con esto cada semana. Un gerente me dice: "Jonatan, el servicio que tenemos es pésimo. Tardan días en contestar, no nos dan informes, cobran por cada mínima intervención... pero me da terror cambiar. Ellos tienen todas las contraseñas."

Es una situación más común de lo que piensas. Según nuestra experiencia, el 60 % de las empresas que contactan con nosotros llevan más de 2 años con un proveedor que no les satisface. ¿La razón? Miedo. Miedo a que todo deje de funcionar, a perder datos, a quedarse sin servicio durante la transición.

Hoy quiero romper ese mito con datos y un protocolo concreto: cambiar de proveedor IT es más seguro que quedarse con uno malo. El riesgo no está en cambiar — está en seguir como estás.

Las 7 señales de que deberías haber cambiado ayer

Si reconoces 3 o más de estas señales, tu empresa tiene un problema que se agrava cada mes:

1. Tiempo de respuesta inaceptable: más de 4 horas para una incidencia que paraliza el trabajo. Un buen MSP responde en menos de 15 minutos para problemas remotos.
2. Sin informes ni métricas: nunca recibes un informe de estado. No sabes cuántas incidencias hay, qué se ha actualizado ni cuál es el estado de tus backups.
3. Facturación opaca: cada llamada o intervención tiene un coste extra. No tienes un precio fijo mensual, sino facturas impredecibles que varían cada mes.
4. No hay reuniones estratégicas: tu proveedor solo aparece cuando algo se rompe. No hay revisiones trimestrales ni propuestas de mejora.
5. "Siempre apagando fuegos": los mismos problemas se repiten una y otra vez. El correo falla cada mes, la VPN se cae cada viernes. Nadie investiga la raíz del problema.
6. No te explican nada: cuando preguntas qué ha pasado, recibes respuestas técnicas incomprensibles o un escueto "ya está arreglado".
7. Dependencia deliberada: sospechas que tu proveedor no documenta nada a propósito para que no puedas irte.

Tus derechos legales como cliente: las contraseñas son tuyas

Este es el punto que más miedo genera y donde más mitos circulan. Aclaremos algo de forma rotunda: las credenciales administrativas de tu empresa son propiedad tuya. No del proveedor. Da igual quién las configuró.

El dominio, las cuentas de correo, los accesos al servidor, el panel de gestión del firewall, la cuenta de Microsoft 365 — todo eso pertenece a la empresa que paga la factura. Si tu proveedor actual se niega a entregarlas:

• Paso 1: Solicitud formal por escrito (burofax con acuse de recibo). En el 80 % de los casos, esto basta.
• Paso 2: Si hay resistencia, hay vías legales claras. Las credenciales de acceso constituyen información patrimonial de la empresa.
• Paso 3: En casos extremos, hay procedimientos técnicos de recuperación (reset de contraseñas a nivel de proveedor cloud, contacto directo con Microsoft o con el registrador de dominio).

En Two Rockets hemos gestionado más de 50 transiciones. En ningún caso hemos dejado a un cliente sin acceso a sus propios sistemas. Si tu proveedor actual te ha puesto trabas o crees que podrían ponerlas, no esperes al cambio para actuar — recuperar el control de tus credenciales debería ser tu prioridad inmediata.

Fase 1 — "Sombra": auditamos sin tocar nada

No entramos en tu sistema como un elefante en una cacharrería. La primera fase de nuestro protocolo es estrictamente de observación y documentación:

• Auditamos la red, los servidores, los puestos de trabajo, las licencias y los backups — sin modificar absolutamente nada
• Documentamos todas las credenciales y configuraciones que podamos identificar
• Detectamos riesgos inmediatos: backups que no funcionan, parches pendientes, permisos incorrectos
• Elaboramos un informe de estado técnico en lenguaje claro para dirección

Duración típica: 3 a 5 días hábiles. Tu equipo sigue trabajando con normalidad — no nota absolutamente nada.

Fase 2 — Recuperación del Control: tus accesos vuelven a casa

Con el informe de estado en mano, solicitamos formalmente las credenciales administrativas al proveedor saliente. Este paso es tu derecho legal, no una "petición".

Lo que recuperamos típicamente:

• Acceso de administrador al dominio y DNS
• Cuenta de administrador global de Microsoft 365
• Contraseñas de firewall, switch y puntos de acceso WiFi
• Credenciales del servidor (físico o cloud)
• Acceso al panel del proveedor de backups
• Documentación de configuraciones especiales (VPN, reglas de correo, políticas de seguridad)

Todo queda registrado en nuestro sistema de documentación cifrada. Desde este momento, tú tienes una copia de todo. Nunca más dependerás de la memoria de nadie.

Fase 3 — El "Corte" Controlado: cero impacto para tu equipo

El cambio real de gestión se ejecuta un viernes por la tarde o un sábado, fuera del horario laboral. Esto es lo que ocurre:

1. Cambiamos las contraseñas administrativas para cortar el acceso del proveedor saliente
2. Activamos nuestros sistemas de monitorización (RMM) en todos los equipos y servidores
3. Desplegamos las herramientas de seguridad: EDR, gestión de parches, backup verificado
4. Realizamos una última verificación de que todos los servicios funcionan correctamente

El lunes por la mañana, tu equipo llega y todo funciona exactamente igual. La única diferencia es que ahora hay alguien competente al otro lado del teléfono.

Lo que encontramos el primer mes: la realidad detrás del telón

El primer mes tras la transición suele ser revelador. Cuando levantamos el capó de una empresa que llevaba años con un proveedor negligente, siempre encontramos sorpresas:

• "¿Teníamos copias de seguridad que no funcionaban desde 2021?" — Sí, y las hemos reparado y verificado.
• "¿El antivirus de 3 equipos llevaba caducado 8 meses?" — Sí, y ahora todos tienen EDR actualizado.
• "¿Había una cuenta de administrador de un exempleado que se fue hace 2 años todavía activa?" — Sí, y ya está deshabilitada.
• "¿Nuestro firewall tenía las contraseñas de fábrica?" — Sí, y ahora está configurado correctamente.

Descubre qué más solemos encontrar en nuestra auditoría IT: la verdad incómoda.

El coste real de NO cambiar

Muchos gerentes piensan que quedarse es la opción "segura". Pero hay un coste enorme en mantener un proveedor malo:

• Horas de productividad perdidas: si cada incidencia tarda horas en resolverse en vez de minutos, multiplica eso por toda tu plantilla. Una empresa de 40 personas que pierde 1 hora semanal per cápita por incidencias IT mal gestionadas pierde 2.080 horas al año — el equivalente a un empleado a tiempo completo.
• Riesgo de ciberataque: un proveedor que no actualiza, no monitoriza y no audita permisos deja tu empresa expuesta. El coste medio de un ataque de ransomware en una PYME española supera los 100.000 € (contando rescate, parada de actividad y recuperación).
• Incumplimiento normativo: con la Ley NIS2, no tener medidas de seguridad adecuadas puede suponer multas de hasta 10 millones de euros para empresas esenciales.

Recuperar la propiedad de tus datos y tener a un socio que te habla claro no tiene precio. Si aún te preguntas si necesitas un informático interno o un partner externo, te recomendamos leer la guía definitiva para el CEO.

Preguntas frecuentes sobre cambiar de proveedor informático

¿Cuánto dura la transición de un proveedor IT a otro?

Depende del tamaño de la infraestructura, pero típicamente 1-3 semanas. La fase de sombra (auditoría sin tocar nada) dura 3-5 días, y el corte controlado se ejecuta un fin de semana para que el lunes tu equipo trabaje con normalidad.

¿Qué pasa si mi proveedor actual se niega a dar las contraseñas?

Las credenciales administrativas son propiedad de tu empresa. Si el proveedor se niega, te asesoramos legal y técnicamente. En la mayoría de casos, un burofax o comunicación formal resuelve la situación en días.

¿Habrá tiempo de inactividad durante el cambio?

No. El protocolo está diseñado para cero downtime. El corte de accesos se hace fuera de horario laboral (viernes noche o sábado). Tu equipo llega el lunes y todo funciona igual.

¿Qué coste tiene el proceso de transición?

La auditoría inicial y la transición están incluidas en los primeros meses de servicio. No hay un coste adicional por migrar. Es parte de nuestro compromiso de entrada.

¿Y si no quedo satisfecho con el nuevo proveedor?

Documentamos todo desde el primer día. Si decides cambiar de nuevo, tendrás todas las credenciales y accesos organizados. Nunca generamos dependencia — es exactamente lo contrario de lo que hacemos.

¿Harto de tu proveedor actual? Cuéntanos tu situación — en una llamada de 15 minutos sabrás si el cambio tiene sentido y cómo sería el proceso.